Documentos internos y autoeditables

Una de las propiedades del diseño que tiende a desestimarse es su capacidad de mecanizar flujos de trabajo ahorrando tiempo y recursos.  Esta cualidad del diseño puede demostrarse en el día a día de cualquier oficina. Las empresas producen constantemente multitud de documentos (dossieres, presentaciones a clientes o a altos cargos, circulares, cartas, etc.) y resulta por lo menos llamativo el número limitado de casos en que esta producción responde a algún tipo de orden o planificación. El “yo me lo guiso yo me lo como” acostumbra a ser la norma en lo que a documentos internos se refiere y esto deriva en errores en la gestión de recursos; sin entrar en temas de orden ni de imagen, el simple hecho de que una persona desempeñe una tarea fuera de sus competencias –¿por qué un médico tiene que saber diseñar un PowerPoint?–  supone una pérdida de tiempo y por lo tanto un error de estrategia en cualquier organización. Por otra parte, pensar que un logotipo impreso en una hoja de carta o colocado en la cabecera de una presentación soluciona el problema resulta, a día de hoy, un tanto ingenuo. Entendemos que una óptima planificación debe pasar por los siguientes puntos:

• Un estudio de las necesidades concretas en el que se plantean preguntas como: ¿qué tipo de documentos son los más generados?, ¿pueden optimizarse o simplificarse?, ¿pueden hacerse más mecánicos o interactivos?, ¿pueden rellenarse en red?, etc.
• Establecimiento del estilo editorial: se diseña la imagen general de los documentos de acuerdo a la imagen corporativa de la empresa y se establece el tono (formal, informal, publicitario, visual, etc.) para cada uno de ellos.
• Creación de herramientas: se crean las plantillas y las hojas de estilo.
• Formación del personal e implementación.

Para finalizar, no queremos cerrar el artículo sin una breve descripción de las ventajas más importantes que conlleva una buena gestión de la documentación:

• Mayor homogeneidad y coherencia corporativa
• Mejoras sustanciales en la comunicación tanto interna como de cara a clientes, proveedores, etc.
• Optimización de los recursos humanos (los empleados no “pierden el tiempo” diseñando).
• Se facilitan los trabajos de archivo y recuperación
• Se minimizan los errores derivados del desorden y la falta de protocolos.
• Se mejora la imagen de la empresa y se consigue un mayor empeño por parte de los empleados (“me cuesta menos hacerlo y me queda más bonito”).