El disseny com a eina d’organització interna

Una de les propietats del disseny que tendeix a desestimar-se és la seva capacitat de mecanitzar fluxes de treball estalviant temps i recursos. En el dia a dia de qualsevol oficina es demostra aquesta qualitat. Les empreses produeixen constantment centenars de documents (dossiers, presentacions a clients o a alts càrrecs, circulars, cartes, etc.) i resulta cridaner el nombre limitat de casos en que aquesta producció respon a algun tipus d’ordre o planificació. El “do it yourself” acostuma a ser el més normal, pel que fa els documents interns  i això deriva en errors en la gestió de recursos; sense entrar en temes d’ordre ni d’imatge, el simple fet que una persona exerceixi una tasca fora de les seves competències –per què un metge ha de saber dissenyar un PowerPoint?– suposa una pèrdua de temps i per tant un error d’estratègia en qualsevol organització. D’altra banda, pensar que un logotip imprès en un full de carta o col·locat en la capçalera d’una presentació soluciona el problema resulta, a avui en dia, una mica ingenu. Entenem que una òptima planificació ha de passar pels següents punts:

  • Un estudi de les necessitats concretes en el qual es plantegen preguntes com: quin tipus de documents són els més generats?, poden optimitzar-se o simplificar-se?, poden fer-se més mecànics o interactius?, poden omplir-se en xarxa?, etc.
  • Consolidació de l’estil editorial: es dissenya la imatge general dels documents d’acord amb la imatge corporativa de l’empresa i s’estableix el to (formal, informal, publicitari, visual, etc.) para cadascun dels elements.
  • Creació d’eines: es creen les plantilles i les fulles d’estil, per facilitar l’autoedició.
  • Formació del personal i implementació.

Per finalitzar, no volem tancar l’article sense una breu descripció dels avantatges més importants que comporta una bona gestió de la documentació:

  • Més homogeneïtat i coherència corporativa
  • Millores substancials en la comunicació tant interna com de cara a clients, proveïdors, etc.
  • Optimització dels recursos humans (els empleats no “perden el temps” dissenyant).
  • Es faciliten els treballs d’arxivat i recuperació
  • Es minimitzen els errors derivats del desordre i la falta de protocols.
  • Es millora la imatge de l’empresa i s’aconsegueix una major implicació per part dels empleats (“em costa menys fer-ho i em queda més bonic”).

Comparteix-nos!

FacebookTwitterPinterestShare